🚀노션과 구글 시트로 데이터 관리

아웃코드 자동화로 노션과 구글 시트로 데이터를 관리하는 가이드입니다. 순서대로 따라해보세요.

노션은 외부에 공개된 데이터이고, 구글 시트는 내부에서만 관리하는 데이터라서 노션에서 직접 데이터를 직접 수정하기 어려우셨다면 자동화로 쉽게 해결해볼게요.

준비 사항

1. 데이터 준비

먼저 고객 데이터가 있는 노션이 있어야 해요.

여백이나 빈 열 등이 있으면 불편해요.
열별로 데이터가 정리되어 있어야 해요.
데이터가 추가되거나 변경된 날짜시간 칼럼이 있으면 편리해요.
데이터ID 칼럼이 있으면 편리해요.

아래와 같이 정리되어 있으면 좋아요.

Tip1 : 노션에서 날짜시간 칼럼은 기본으로 제공합니다. 새로운 칼럼을 추가하시고 최종편집일시와 생성일시를 선택해주세요.

Tip2: 노션 데이터베이스에 관계형과 롤업으로 지정된 칼럼의 경우 아웃코드로 불러올 수 없습니다. 이 경우 수식 등 해당 값을 참조하는 칼럼을 노션에서 추가해보세요.

Tip3: 위와 같이 했는데도 칼럼의 값을 못 불러오는 경우는 관계형이나 롤업으로 참조하는 노션 데이터베이스가 아웃코드와 연결되어 있지 않은 경우입니다. 이때는 아웃코드를 해당 참조하는 노션 데이터베이스 페이지에서 추가해주세요.

2. 구글 시트 연결하기

노션 데이터를 저장하기 위한 구글시트를 선택하고 아웃코드 앱 연결 메뉴에서 연결합니다.

그리고 아웃코드와 구글시트 계정을 연결합니다. 연결방법은 아래를 참조하세요.

구글 시트

이제 모든 준비 작업을 마쳤습니다. 아웃코드 자동화앱을 이용하여 노션과 구글 시트를 사용해서 데이터를 관리해볼게요.

아웃코드 자동화앱 만들기

1. 새로운 자동화앱 생성

아웃코드에 접속 후 우측 상단의 메인 메뉴에서 자동화툴을 선택하고 자동화 만들기 > 자동화 비즈를 선택하면 새로운 창이 열립니다.

아래와 같은 자동화툴 만들기 창이 나타나요. 모든 자동화 설정은 오른쪽 영역에서 해요.

2. 데이터 불러오기

오른쪽 설정 창에서 노션을 선택하고, 미리 연결된 앱이 없는 경우 아래 앱리스트에서 + 새 추가하기를 누르세요.
노션 연결창이 나타나요. 페이지를 선택하고 연결을 완료하세요.
아웃코드와 연결된 노션 계정이 있다면 + 새 추가하기를 건너뛰세요.

노션을 선택하세요.
연결된 앱을 선택하세요.
데이터 가져오기를 선택하세요.
데이터베이스를 선택하세요.
어떤 기준으로 데이터를 가져올지 선택하세요.
어떤 순서로 데이터를 가져올지 선택하세요.
저장을 누르세요.

이렇게 하면 위와 같이 노션 데이터가 실시간으로 불러집니다.

3. 앱 추가하기

오른쪽에 앱 추가하기 버튼을 누르면 설정영역이 뜹니다.
제목을 입력하고, 구글 시트를 선택합니다.

구글시트에 저장하기 위해서 앱 추가하기를 선택하고 아래와 같이 설정합니다.

앱에서 구글 시트 선택
앱 리스트에서 연결된 구글 계정 선택
동작은 데이터삽입 선택
구글 시트 목록은 노션 데이터를 저장할 구글 시트 파일 선택
시트 목록은 선택한 구글 시트 파일에 있는 탭(시트) 중에서 하나를 선택
데이터 삽입 방식은 상관없이 삽입하기 선택(권장)
칼럼(열) 별로 삽입된 데이터 선택

저장을 누르세요.

4. 수동실행으로 보내보기

리드 데이터를 구글시트에 저장하는 방법(자동화앱을 실행하는 방법)은 두 가지가 있어요.

원하는 열을 선택하여 수동으로 구글시트로 보내기
원하는 스케줄에 맞춰 자동으로 보내기

수동으로 보내기

자동 스케줄이 필요없거나 테스트용으로 보내고 싶은 경우에는 수동 실행하기를 해보세요.

먼저, 왼쪽 테이블에서 사용하고 싶은 데이터를 선택해 주세요. 전체 선택도 가능해요.
▶️ 버튼을 누르면 선택한 레코드별로 구글시트로 보내져요(저장되요)

4. 스케줄과 필터 추가하기 (자동실행)

내가 원하는 시간에 원하는 데이터만 보낼 수 있도록 설정할 수 있어요.

예를 들어,

매일 아침 9시마다
(오늘 기준) 항상 어제 추가된 리드 데이터를
구글시트로 자동 저장/보내보도록 할게요.

5. 필터 추가하기

위의 시나리오처럼 내가 원하는 조건의 데이터만 자동으로 선별(필터링)하도록 설정할게요.

오른쪽 설정창에서 5번째에 있는 필터추가하기를 누릅니다.
+ 필터 추가하기를 누르고, 특정일로 선택 > 필터를 적용할 칼럼(created_time)을 선택합니다.

날짜시간 필터 추가하기

오늘 기준 -1일(어제)를 선택하세요.

저장을 누르면 현재 데이터에서 필터가 적용된 데이터만 왼쪽에 보여집니다. 데이터가 안보인다면 해당되는 데이터가 없는 것입니다. (필터 조건에 해당되는 데이터가 추가되면 나타납니다)

6. 스케줄 추가하기

자동화앱이 실행되는 시간을 선택합니다.

스케줄 추가하기(반복주기) - 분, 시간, 일 단위로 자동반복 실행
요일별로 설정하기 - 매주 수요일 오전 9시, 매월 말일 등

시계 모양을 누르고 + 스케줄 추가하기를 눌러주세요.

매일 오전 9시에 구글시트로 자동저장하고 싶다면, 아래와 같이 입력하고 저장을 누르면 끝!

필터와 스케줄 설정 TIP입니다. 자주 물어보시는 질문이신데요, 예를 들어, 만약 매 3분마다 구글시트의 데이터를 불러서, 최근 3분에 해당하는 데이터가 있는 경우에만, 저장하시고 싶다면 스케줄과 날짜시간 필터의 주기를 동일하게 설정하세요. 날짜시간 필터: -3분전까지 스케줄 : 3분 주기 위와 같이 설정하면 매 3분마다 구글시트의 전체 데이터를 읽어서 필터를 적용하고, 구글시트에 보냅니다. 매 3분마다 현재시점 기준 최근 3분 데이터만 발송되기 때문에 중복이나 누락이 발생하지 않습니다.

7. 새로운 시트 생성

자동화의 좌측 상단의 + 버튼을 누르세요.

8. 새로운 시트의 데이터 불러오기

오른쪽 설정 창에서 구글 시트를 선택하세요.
3번 앱 추가하기에서 선택한 동일한 구글 시트의 앱을 선택하세요.
데이터 가져오기를 선택하세요.
3번 앱 추가하기에서 선택한 동일한 구글 시트를 선택하세요. (구글 시트 파일이 많다면, 선택 목록이 나타나는데 1~3초 정도 걸릴 수도 있어요)
3번 앱 추가하기에서 선택한 동일한 구글 시트 파일에 있는 탭(시트)을 선택하세요. (구글 시트 내 탭(시트)가 많다면, 선택 목록이 나타나는데 1~3초 정도 걸릴 수도 있어요)
범위는 전체 데이터를 선택하고, 아래 첫번째 열을 헤더로 설정을 누르세요.
저장을 누르면 구글 시트에 데이터를 불러옵니다. 데이터량이 많으면 몇 초 이상 걸릴 수 있어요.