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구글시트에서 지메일 자동발송

구글시트에서 구글 지메일을 자동으로 발송하는 가이드입니다.순서대로 따라해보세요.
매일 아침에 구독자, 회원, 팀원, 고객에게 메일을 발송하느라 힘드셨다면 자동화로 쉽게 해결해볼게요.

준비 사항

1. 데이터 준비

먼저 고객 데이터가 있는 구글시트, 에어테이블, 노션 등이 있어야 해요. 고객 데이터는 아래와 같이 정리되어 있어야 해요.
  • 칼럼(열) 별로 제목이 있으면 좋아요.
  • 여백이나 빈 열 등이 있으면 불편해요.
  • 열별로 데이터가 정리되어 있어야 해요.
  • 데이터가 추가되거나 변경된 날짜시간 칼럼이 있으면 편리해요.
  • 지메일을 발송하기 위해서는 칼럼(열) 수신자 이메일주소가 있어야만 해요.
아래와 같이 정리되어 있으면 좋아요.

2. 지메일 연결하기

지메일을 자동으로 보내기 위해서는 아웃코드와 지메일을 연결해야해요.
  1. 1.
    메인 메뉴에서 앱연결 선택
  2. 2.
    지메일 선택 후 + 새연결 누르기
  3. 3.
    이름을 저장한 후 연결하기 버튼 누르기
  4. 4.
    연결완료가 나타나면 완료입니다. 중복으로 다시 연결하실 필요는 없습니다.
이제 모든 준비 작업을 마쳤습니다. 아웃코드 자동화앱을 이용하여 구글시트에서 알림톡 자동발송을 만들어 볼게요.

아웃코드 자동화앱 만들기

1. 새로운 자동화앱 생성

아웃코드에 접속 후 우측 상단의 메인 메뉴에서 자동화툴을 선택하고 직접만들기를 선택하면 새로운 창이 열립니다.
아래와 같은 자동화툴 만들기 창이 나타나요. 모든 자동화 설정은 오른쪽 영역에서 해요.

2. 구글시트의 데이터 불러오기

  1. 1.
    만약 연결된 구글시트가 없다면 아래 1~3번 과정을 하세요. 있다면 건너뛰세요.
  2. 2.
    오른쪽 설정 창에서 구글시트를 선택하고, 아래 앱리스트에서 + 새 구글시트 추가하기를 누르세요
  3. 3.
    구글시트 연결창이 나타나요. 연결의 이름을 설정하고 Sign-in with Google 버튼을 누르세요.
  4. 4.
    연결된 구글시트 계정이 있다면 + 새 구글시트 추가하기를 건너뛰세요
잘 모르시면 여기를 참조하세요.
  1. 3.
    연결창을 닫은 후에 다시 자동화화면으로 돌아가면 아까 연결한 구글시트가 나타나요.
  2. 4.
    동작은 데이터불러오기를 선택하세요
  3. 5.
    구글시트 목록에서 원하는 구글시트 를 선택하세요. (구글시트 파일이 많다면, 선택 목록이 나타나는데 1~3초 정도 걸릴 수도 있어요)
  4. 6.
    구글시트 내 탭(시트)를 선택하세요 (구글시트 내 탭(시트)가 많다면, 선택 목록이 나타나는데 1~3초 정도 걸릴 수도 있어요)
  5. 7.
    범위는 전체 데이터를 선택하고, 아래 첫번째 열을 헤더로 설정을 누르세요.
  6. 8.
    저장을 누르면 구글시트에 데이터를 불러옵니다. 데이터량이 많으면 몇 초 이상 걸릴 수 있어요.
저장을 누르면 아래와 같은 테이블 형태로 구글 시트에 담긴 사용자 데이터를 불러와요.
더욱 정확하게 구글 시트 데이터를 불러오기 위한 팁!
✅ 각 칼럼의 형식은 통일시켜 주세요. 예를 들어, 날짜시간 칼럼에 2023년 1월 14일2023-01-14로 각각 다르게 표기되어 있으면 자동처리 중에 오류가 생길 수도 있어요.

3. 앱 추가하기

  1. 1.
    오른쪽에 앱추가하기 버튼을 누르면 설정영역이 뜹니다.
  2. 2.
    제목을 입력하고, 지메일을 선택합니다.
  3. 3.
    동작선택하기에서 이메일 발송을 선택합니다.
  4. 4.
    받는사람 메일 주소에 이메일주소가 있는 칼럼(열)을 선택합니다. 자동입력 기능이 있어서 편리합니다.
  5. 5.
    필요하다면, 참조(Cc), 보이지 않는 참조(Bcc)를 설정합니다.
  6. 6.
    메일과 본문에도 칼럼 선택이 가능합니다.
입력칸 위에 *로 표시된 경우는 건너뛰거나 빠뜨리지 말고 설정해주세요
마지막으로 저장을 누릅니다.

4. 수동실행으로 보내보기

지메일을 발송하는 방법(자동화앱을 실행하는 방법)은 두 가지가 있어요.
  1. 1.
    원하는 열을 선택하여 수동으로 알림톡 보내기
  2. 2.
    원하는 스케줄에 맞춰 자동으로 보내기

수동으로 보내기

자동 스케줄이 필요없거나 테스트용으로 보내고 싶은 경우에는 수동 실행하기를 해보세요.
  • 먼저, 왼쪽 테이블에서 사용하고 싶은 데이터를 선택해 주세요. 전체 선택도 가능해요.
  • ▶️ 버튼을 누르면 선택한 레코드별로 지메일이 발송돼요.

스케줄과 필터 추가하기 (자동으로 보내기)

내가 원하는 시간에 원하는 데이터만 보낼 수 있도록 설정할 수 있어요.
예를 들어,
  • 매일 아침 9시마다
  • (오늘 기준) 항상 어제 추가된 신규 고객 데이터 중
  • 구매상품이 '콘텍트' 인 사람에게만 알림톡을 보내보도록 할게요.

5. 필터 추가하기

위의 시나리오처럼 내가 원하는 조건의 데이터만 자동으로 선별(필터링)하도록 설정할게요.
  1. 1.
    오른쪽 설정창에서 5번째에 있는 필터추가하기를 누릅니다.
  2. 2.
    + 필터 추가하기를 누르고, 필터를 적용할 칼럼(열)을 선택합니다. 칼럼(열)별로 필터를 추가할 수 있어요.

날짜시간 필터 추가하기

  1. 1.
    구매일(날짜시간)이 기록된 칼럼을 선택하고 특정일로 선택을 누르세요.
  2. 2.
    구매일 칼럼의 데이터 형식을 선택해주세요. 만약 보여지는 형식이 2024. 01. 17. 1:00:00 이라면 비슷한 것을 선택하면 됩니다.
  3. 3.
    오늘 기준 -1일(어제)를 선택하세요.

문자열 필터 추가하기

  1. 1.
    구매상품이 기록된 칼럼을 선택하고 포함하는을 누르세요.
  2. 2.
    콘텍트 라고 입력하세요.
저장을 누르면 현재 데이터에서 필터가 적용된 데이터만 왼쪽에 보여집니다. 데이터가 안보인다면 해당되는 데이터가 없는 것입니다. (필터 조건에 해당되는 데이터가 추가되면 나타납니다)

7. 스케줄 추가하기

마지막으로 자동화앱이 실행되는 시간을 선택합니다.
  • 반복주기 - 분, 시간, 일 단위로 자동반복 실행
  • 요일별로 설정하기 - 매주 수요일 오전 9시, 매월 말일 등
  1. 1.
    시계 모양을 누르고 + 스케줄 추가하기를 눌러주세요.
  • 매일 오후 1시 30분에 자동으로 이메일을 발송하고 싶다면,
  • 반복주기는 1일
  • 종료일이 없다면 계속 실행 선택하고
  • 저장을 누르면 끝!
필터와 스케줄 설정 TIP입니다. 자주 물어보시는 질문이신데요, 예를 들어, 만약 매 3분마다 구글시트의 데이터를 불러서, 최근 3분에 해당하는 데이터가 있는 경우에만, 알림톡을 발송하시고 싶다면 스케줄과 날짜시간 필터의 주기를 동일하게 설정하세요. 날짜시간 필터: -3분전까지 스케줄 : 3분 주기 위와 같이 설정하면 매 3분마다 구글시트의 전체 데이터를 읽어서 필터를 적용하고, 알림톡을 보냅니다. 매 3분마다 현재시점 기준 최근 3분 데이터만 발송되기 때문에 중복이나 누락이 발생하지 않습니다.
이제 자동화앱이 완성되었습니다. 구글시트에 고객 데이터만 추가/업데이트하면 나머지는 알아서 자동으로 처리됩니다.
아웃코드 자동화의 사용법은 항상 똑 같습니다. 무엇이든 원하시는 앱을 연결하시고 원하는 조건을 설정하면 아웃코드가 자동으로 실행합니다.